الأهداف:
- التعريف بالمفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارة المكتبية مع التركيز على توضيح الواجبات والمسؤوليات والمهام الأساسية لمديري المكاتب
- صقل المهارات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية وتزويدهم بأحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفنية والإدارية على استخدامها
المحتوى العلمي:
- المفاهيم الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية:
- العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية
- الوظائف الرئيسية لمديري المكاتب ومشكلات العمل المكتبي
- دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي
- المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق فعالية أداء مديري المكاتب:
- العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع الآخرين
- وسائل تحقيق الإتصال الفعال مع الآخرين
- مهارات التحدث والإنصات والإستماع
- مهارات القراءة والتفكير الجيد
- مهارات السرعة والاستيعاب في العم
- كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق والتوتر النفسي لمديري المكاتب
- المهارات المهنية لمدير المكاتب:
- نظام المعلومات الإدارية ودور مدير المكتب
- كيفية توفير المعلومات اللازمة لإتخاذ القرارات ومتابعتها
- مهارات تبسيط وتحسين الإجراءات وتطوير نظم العمل
- أساسيات الحاسبات الآلية واستخداماتها في أعمال إدارات المكاتب والسكرتارية التنفيذية
- تطبيقات وحالات وممارسات عملية
- الإتصالات الكتابية والكتابة الإدارية للمراسلات:
- مفهوم الإتصالات والمراسلات الكتابية (أنواعها – أشكالها – مزاياها)
- الكتابة الإدارية للمراسلات (الخصائص والمواصفات)
- العلامات المختلفة (الترقيم والوقف)
- الشروط الشكلية والموضوعية للكتابة الإدارية للمراسلات
- المراسـلات الرسـمية:
- أنواع المراسلات المختلفة (الأجزاء والتنسيق)
- الفرق بين الرسالة الخارجية والمذكرة الداخلية
- كتابة الأرقام الحسابية بالحروف الهجائية
- التقارير الرسمية:
- مفهوم التقارير وأنواعها وأهميتها
- مراحل إعداد وصياغة التقارير
- أساليب كتابة التقارير وكيفية إخراجها بالطرق العلمية
- أجزاء التقرير المطول
- مختبر عملي لإعداد التقارير (مجموعة عمل من المتدربين)
- مقدمة في الأرشفة وتنظيم الملفات:
- مراحل حياة المحفوظات والملفات
- نظام إدارة الملفات والمحفوظات
- أهداف الاحتفاظ بالملفات والمستندات
- فوائد برامج إدارة الملفات وأرشفتها
- اعتبارات حفظ الوثائق والمستندات لدى المؤسسات
- مركزية ولامركزية إدارة الملفات
- طرق حفظ وتداول الملفات
- تعريف الأرشفة الإلكترونية وأهميتها واحتياجات تطبيقها
- الشروط الواجب توافرها في برامج الأرشفة الإلكترونية
- حالات عملية لأنظمة وفهارس الملفات
- عرض لأهم التقنيات الحديثة في الأرشفة وحفظ الملفات