الأهداف:
بنهاية هذه الدورة سيتمكن المشاركون من:
- تحديد دور أهمية للسكرتير التنفيذي
- التعرف على أحدث الممارسات في إدارة المكاتب التنفيذية والمساندة للمدراء
- العلاقة المتناغمة مع الرئيس والزملاء في بيئة العمل
- تنفيذ المسؤوليات لكبار المدراء بدرجة عالية من المهارة
- مواجهة ضغوطات العمل وإعداد خطة عمل للتحكم بها
- السكرتارية الالكترونية وأساليب الارشفة الحديثة
المحتوى العلمي:
نموذج إدارة الجودة في المكاتب:
- تعريف الجودة
- مبادئ إدارة الجودة الشاملة
- دورة الجودة
- الجودة والخدمات
- جودة الخدمات
- خصائص الخدمات
- ادارة الجودة الشاملة بالمكاتب
- الجودة وتمكين العاملين
- ادارة العلاقات والجودة
- المزيد حول إدارة الجودة الشاملة
المبادئ الأساسية للتميز المؤسسي:
- من المسئول عن تطبيق الجودة
- كيف أساهم في تحقيق الجودة؟
- الطرق والأساليب المستخدمة في ادارة الجودة
- أخطاء شائعة عند تطبيق الجودة
- مفاهيم الجودة والتميز
- نموذج التميز والمسؤولية المجتمعية
- مستوى نضج التميز المؤسسي
- أسس التميز
- مفهوم إدارة المكاتب
- أسباب تغير طبيعة مهنة إدارة المكتب
الدور المتقدم لمساعد المدير التنفيذي:
- أدوار ومهام المساعد التنفيذي مع متطلبات عصر التكنولوجيا والذكاء الاصطناعي
- المهارات الأساسية للمدير التنفيذي الفعال
- الكفاءات المهنية للمدير التنفيذي
- المهارات و الجدارات المطلوبة لنجاح المدير التنفيذي
- أبرز التحديات والمهارات المطلوبة لمواجهتها
المهام الفنية الخاصة بأعمال السكرتارية:
- نظم الحفظ
- التعريف والأهمية
- حفظ الملفات الورقية (النظام والعملية)
- حفظ الملفات إلكترونيا
- تدريب (إيجابيات وسلبيات كل نظام من نظم الحفظ)
- كيفية الإعداد للاجتماعات وعقدها
- تدوين وقائع الاجتماع
- تدوين الملاحظات
الطرق الفعالة لإدارة العلاقة مع الرئيس المباشر:
- الأهداف والأولويات المشتركة
- المساعد التنفيذي الفائق للتوقعات
- بناء العلاقة وإدارتها
- أنواع المدراء وطرق التعامل مع كل نوع
- مهارات الذكاء الوجداني في الانسجام مع الرئيس
تطبيقات الأرشفة الإلكترونية (الذكية)وحفظ الملفات Smart Archiving
- التطبيقات الذكية للعمل المكتبي باستخدام الحاسوب والأجهزة الذكية
- تطبيقات التصوير والمسح الاحترافي للأوراق والمستندات
- تطبيقات الاجتماعات عن بعد Video conference
- تطبيقات المتابعة الجماعية للمشاريع الإدارية (مجموعات)
- تطبيقات المتابعة لعمل الموظفين من قبل المدراء Follow-up
- تطبيقات مشاركة البيانات والمعلومات Data path
تنظيم الاجتماعات للمدراء التنفيذيين:
- التخطيط للاجتماع
- تحسين فعالية الاجتماعات
- جداول أعمال الاجتماعات
- مسؤوليات المشاركين في الاجتماعات
- الخطوات الإجرائية التي يجب اتباعها بعد الاجتماعات
كتابة المراسلات المهنية:
- الأساسيات المهمة لكتابة المراسلات المهنية
- الاحتراف بكتابة البريد الإلكتروني واستخدام برامج المراسلات الحديثة للمدراء
- الاتكيت والبرتوكول الخاص بالمراسلات والمخاطبات للمدراء
استخدام التكنولوجيا وإدارة المكاتب الالكترونية للمدراء التنفيذيين:
- إدارة البيانات و المعلومات
- البرمجيات و المفكرات الالكترونية
- التعامل مع البريد الالكتروني
- استخدام أساليب حماية الوثائق الهامة