الأهداف:
- التعريف بالمفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارة المكتبية مع التركيز على توضيح الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسية لمديري المكاتب.
- صقل المهارات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية وتزويدهم بأحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفنية والإدارية على استخدامها.
المحتوى العلمي:
المفاهيم الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية:
- العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية.
- الوظائف الرئيسية لمديري المكاتب ومشكلات العمل المكتبي.
- دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي.
المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق فعالية أداء مديري المكاتب:
- العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع الآخرين.
- وسائل تحقيق الإتصال الفعال مع الآخرين.
- مهارات التحدث والإنصات والاستماع.
- مهارات القراءة والتفكير الجيد.
- مهارات السرعة والاستيعاب في العمل.
- كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق والتوتر النفسي لمديري المكاتب.
المهارات المهنية لمدير المكاتب:
- نظام المعلومات الإدارية ودور مدير المكتب.
- كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها.
- مهارات تبسيط وتحسين الإجراءات وتطوير نظم العمل.
- أساسيات الحاسبات الآلية واستخداماتها في أعمال إدارات المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
- تطبيقات وحالات وممارسات عملية
الاتصالات الكتابية والكتابة الإدارية للمراسلات:
- مفهوم الاتصالات والمراسلات الكتابية (أنواعها – أشكالها – مزاياها)
- الكتابة الإدارية للمراسلات (الخصائص والمواصفات)
- العلامات المختلفة (الترقيم والوقف)
- الشروط الشكلية والموضوعية للكتابة الإدارية للمراسلات.
المراسـلات الرسـمية:
- أنواع المراسلات المختلفة (الأجزاء والتنسيق)
- الفرق بين الرسالة الخارجية والمذكرة الداخلية.
- كتابة الأرقام الحسابية بالحروف الهجائية.
التقارير الرسمية:
- مفهوم التقارير وأنواعها وأهميتها.
- مراحل إعداد وصياغة التقارير.
- أساليب كتابة التقارير وكيفية إخراجها بالطرق العلمية.
- أجزاء التقرير المطول
- مختبر عملي لإعداد التقارير (مجموعة عمل من المتدربين)