الأهداف:
بنهاية هذه الدورة سيتمكن المشاركون من:
- اكتساب المهارات الحديثة والعصرية في مجال الإدارة المكتبية.
- التمكن من إعداد المراسلات العامة والخاصة.
- التمكن من عملية التوثيق والأرشفة وحفظ الملفات إلكترونياً.
- التمكن من إعداد تقارير العمل والتقنيات الكتابية.
- الاطلاع على الأرشفة الإلكترونية وأهميتها.
- الاطلاع على الطرق والأساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات إلكترونياً.
- الاطلاع على المواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق والملفات والمخطوطات.
المحتوى العلمي:
- الوحدة الأولى:
- مفهوم إعداد المراسلات.
- أهمية إعداد المراسلات.
- حفظ الملفات.
- إعداد التقارير.
- أنواع المحفوظات.
- أهمية المحفوظات.
- الوحدة الثانية:
- طرق أرشفة المحفوظات ومراجعتها إلكترونياً.
- الأساليب والطرق الحديثة في الارشفة وحفظ الوثائق والملفات إلكترونياً.
- مواصفة الايزو العالمية الخاصة بحفظ الوثائق والملفات وأرشفتها.
- الوحدة الثالثة:
- مراحل التخطيط للأرشفة الإلكترونية:
- مرحلة الدراسة والمسح.
- مرحلة التحليل.
- مرحلة بناء الخطة.
- مرحلة اختيار البرمجيات.
- مرحلة إعداد قواعد البيانات.
- الوحدة الرابعة:
- المراحل التنفيذية للأرشفة الإلكترونية:
- مرحلة تحضير الوثائق والملفات.
- مرحلة التصوير الضوئي.
- مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة.
- مرحلة الفهرسة.
- مرحلة إعداد الملفات.
- مرحلة الحفظ والخزن.
- مرحلة الاطلاع على الأرشيف الإلكتروني.
- الوحدة الخامسة:
- أنواع المراسلات.
- أنواع التقارير الرسمية.
- صفات المراسلات.
- صفات التقارير الرسمية.
- الوحدة السادسة:
- العبارات المناسبة في كتابة المراسلات.
- .العبارات المناسبة في كتابة التقارير
- طرق وأساليب حفظ الملفات.
- طرق وأساليب توثيق الملفات إلكترونياً.
- الوحدة السابعة:
- وسائل الأرشفة.
- حفظ السجلات وتوثيقها إلكترونياً.
- طرق التفاعل وزيادة الانتاجية في المكاتب.
- الاسس الخمس للعمل الجيد في إدارة اعمال الديوان والمكاتب والسكرتارية.
- الوحدة الثامنة:
- طرق التعامل مع السجلات والوثائق الإلكترونية.
- طرق الاتصال مع العملاء الإلكترونيين.
- طرق التعامل مع العملاء الإلكترونيين.
- الوحدة التاسعة:
- التقنيات الكتابية وإعداد تقارير العمل.
- مكونات التقارير.
- مراحل إعداد التقارير.
- مهام كل مرحلة من مراحل إعداد التقارير.
- تمارين وحالات عملية.